Introdução

Dentre as atividades relacionadas ao ambiente de qualidade das industrias life Science, que incluem as empresas dos segmentos Farmacêuticos, Cosméticos, Alimentícios, Veterinários, Correlatos e Produtos para a saúde, existem definições voltadas a implementação de uma cultura e/ou políticas de qualidade as quais são direcionadas à obtenção e manutenção de um contexto de qualidade, voltado sempre para o desenvolvimento e/ou implementação de inovações nas áreas.

Utilizando por foco a RDC 17/2010, as Indústrias Farmacêuticas possuem em seu campo de atuação industrial diversas áreas que trabalham de forma concomitante para a implementação de diretrizes de qualidade, as quais são complementadas pelas diversas literaturas utilizadas no ambiente industrial farmacêutico de forma a garantir a busca pelo o fornecimento de produtos ao mercado com segurança, eficácia e qualidade.

Dentre as áreas que atuam nesse âmbito industrial, existe a área de Validação e Qualificação, que tem as suas atividades diretamente relacionadas e definidas através de um documento mestre que recebe o nome de Plano Mestre de Validação, o qual direciona os fluxos e atividades desenvolvidos e traz outros direcionamentos.

Conforme conta na RDC 17/2010, Validação é o “ato documentado que atesta que qualquer procedimento, processo, equipamento, material, atividade ou sistema realmente e consistentemente leva aos resultados esperados” (Capítulo III – Definições, Art. 5º, item LXVIII) da enquanto que Qualificação é o “conjunto de ações realizadas para atestar e documentar que quaisquer instalações, sistemas e equipamentos estão propriamente instalados e/ou funcionam corretamente e levam aos resultados esperados. A qualificação e frequentemente uma parte da validação, mas as etapas individuais de qualificação não constituem, sozinhas, uma validação de processo” (Capítulo III – Definições, Art. 5º, item LII). Seguindo a linha de raciocínio, bem como conceitos aplicados a área, entende-se que ambas as atividades devem sempre caminhar de forma conjunta no desenvolvimento e atendimento às diversas diretrizes e sistemas de qualidade constituindo assim uma das grandes atividades relacionadas a área industrial life science, porém nenhum projeto de qualidade pode ser implementado sem que as demais áreas atuantes no ambiente industrial sejam inclusas, uma vez que de forma isolada essas atividades não conseguem se manter, mesmo que elas atuem de forma robusta na comprovação das condições de qualidade relacionadas às utilidades, equipamentos, procedimentos de limpeza, sistemas computadorizados, processos e materiais.

Dentre as áreas de atuação do ambiente de qualidade, existe a Validação de Sistemas Computadorizados a qual constitui uma “ampla escala de sistemas incluindo, mas não limitados a equipamento de fabricação automatizado, equipamento de laboratório automatizado, controle de processo, processo analítico, execução de fabricação, gerenciamento das informações de laboratório, planejamento dos recursos de fabricação e sistemas de gerenciamento de documentos e monitoramento” (RDC 17/2010 – Capítulo III – Definições, Art. 5º, item LXVI).

Outra atividade que vem ganhando espaço no ambiente industrial, porém ainda com um conceito escasso e com pouca informação, mas que está diretamente relacionada ao processo de qualidade abordados nas políticas e conceitos da Validação de Sistemas é a Validação de Planilhas Eletrônicas, que como o próprio nome diz, são arquivos eletrônicos que utilizam uma plataforma operacional e que são utilizadas como “ferramentas de aplicação que visam avaliar e criar uma ampla gama de aplicações para o usuário final, incluindo customizações estatísticas, análises, criação de um banco de dados local e múltiplas análises” (ISPE, GAMP5 – A Risk-Based Approach to Compliant GxP Computerized System).

Conforme descrito no Guia de Validação de Sistemas Computadorizados – GVSC (ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária), dentro das atividades e cronogramas de implementação da Validação de Sistemas, deve-se comprovar e avaliar a existência de planilhas eletrônicas que controlem informações relacionadas aos processos de Boas Práticas que pode ser genericamente caracterizada como BPx.

Dessa forma, com o intuito de auxiliar na implementação de um Ciclo de Vida e/ou um Ciclo de Validação capaz de promover um embasamento robusto sobre o assunto, apresenta-se uma estratégia simples e eficaz para que possamos desenvolver a atividade de forma clara e objetiva, nos certificando das condições ideais para a condução da atividade.

Para isso, serão utilizados como base para a proposta os conceitos gerais relacionados ao Guia de Validação de Sistemas Computadorizados – GVSC (ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária), associado as diretrizes apresentadas no GAMP5 – A Risk-Based Approach to Compliant GxP Computerized System, desenvolvida e publicada pela equipe do ISPE – Engineering Pharmaceutical Innovation, literatura essa que apresenta dentre os seus conteúdos o item Special Interest Topics Appendices, Appendix S3 – End User Applications Including Spreadsheets o qual propõem uma metodologia voltada ao processo, buscando documentar e regulamentar as formas de implementação de um Ciclo de Vida para as aplicações classificadas como Planilhas Eletrônicas.

Entendendo o Ciclo de Vida

Como podemos identificar e observar hoje, a Validação de Planilhas Eletrônicas vem ganhando um novo destaque voltado ao seu desenvolvimento e implementação na área industrial farmacêutica, mesmo que nem sempre seja implementado uma avaliação coerente e robusta sobre a forma como essa atividade foi desenvolvida.

O Ciclo de Vida de um sistema está relacionado ao processo que aborda desde a etapa de Concepção / Desenvolvimento da planilha, passando pelas etapas de Teste / Implementação e da sua Manutenção e posterior Descontinuidade.

Diagrama 1 – Ciclo de Vida de um projeto

Dessa forma, para iniciar o processo de validação de uma planilha eletrônica deve-se inicialmente definir as estratégias e especificações relacionadas ao processo de validação, bem como desenvolver as diretrizes que estejam alinhadas e sejam trabalhadas de forma eficiente e comum em todo o ambiente industrial.

Levando por base os conceitos e definições descritos e trabalhados no Guia de Validação de Sistemas Computadorizados, uma proposta para iniciar e regulamentar os conceitos e diretrizes que serão abordados dentro da atividade seria através da elaboração / construção de um Plano Mestre de Validação de Planilhas Eletrônicas (PMVPE), que pode também ser desenvolvido e trabalhado diretamente dentro dos planos de validação já existentes na empresa entretanto, para garantir um melhor entendimento e compreensão das políticas e atividades, sugere-se que sejam tratados de forma individual, garantindo assim que os envolvidos tenha uma tratativa individual voltada ao processo em questão.

No PMVPE, deve-se definir informações importantes relacionadas ao Ciclo de Vida do seu projeto de validação de planilhas eletrônicas, trabalhando todos os conceitos iniciais, mas não menos importantes, relacionados a Validação de Sistemas. No Guia de VSC consta que esse documento deve conter no mínimo as seguintes informações:

• Objetivo;
• Escopo de atividade;
• Sistemática de Aprovação;
• Implementação do Plano de Validação;
• Políticas de Validação de Planilhas Eletrônicas;
• Estratégias de Validação;
• Gerenciamento e/ou Controle de Mudanças;
• Responsabilidades;
• Atividades de Validação.

Mesmo contemplando todas essas informações, deve-se ainda avaliar a necessidade de incluir informações complementares ao processo de validação de sistemas, permitindo assim que a atividade seja desenvolvida e implementada de forma eficaz e robusta. Para tanto orienta-se que seja incluso uma etapa de Avaliação e Categorização da Planilha Eletrônica a qual pode utilizar como base as diretrizes apresentadas no Appendix S3 do GAMP5, o qual será apresentado posteriormente.

Mediante a essas informações, propõem-se como fluxo para a implementação da atividade de VSC de Planilhas Eletrônicas a seguinte condição:

Diagrama 1.1 – Ciclo de Vida – Validação de Planilhas Eletrônicas

Etapa 1 – Definição dos Requisitos de Usuário

O processo de implementação de uma validação de planilha eletrônica robusta, deve iniciar sempre com a construção de um Requisito de Usuário (RU), o qual deve constar as principais características relacionadas a construção da sua planilha eletrônica, plataforma operacional, descrição das funções pretendidas, descrição da presença de macros e/ou formulários (quando possível), necessidade de banco de dados inicial de pesquisa, especificações de trabalho e/ou critério de aceitação ou especificações, aplicação da planilha, tomadas de decisão, formatos etc.

Em contrapartida, existe hoje no ambiente industrial Planilhas Eletrônicas que estão em utilização e/ou com ciclo de validação vigente, as quais vamos classifica-las como Planilhas Legados. Para essas situações, como já existe uma condição pré-existente, não cabe a elaboração de um RU voltada para a construção da planilha, uma vez que a mesma pode, em alguns casos, já possuir um controle de versões e uma validação vigente.

Para os casos onde a planilha legado é validada, sugere-se a implementação de uma reavaliação do Ciclo de Vida da mesma, levando em consideração a nova metodologia proposta, de forma a garantir a manutenção e/ou obtenção do status de validação da mesma.

Já a planilha legado que não possui uma validação, sugere-se promover uma avaliação sobre o impacto da mesmas nas atividades, proposta apresentada na Etapa 3, de forma a garantir se há a necessidade ou não de implementação do ciclo. Caso positivo, sugere-se desenvolver a RU frente às necessidades do usuário de forma a implementar toda a política de controle antes de iniciar o processo de validação.

Etapa 2 – Documentação Técnica e Funcional

Posteriormente, independente da condição da planilha (Nova ou Legado), deve-se sempre elaborar / desenvolver uma documentação técnica e funcional relacionada a planilha, permitindo assim a implementação de um ciclo de vida completo para a mesma.

Esses documentos devem ser construídos de forma a garantir a definição de informações claras e especificas relacionadas a planilha, como:

• Sistema operacional;
• Funcionalidades,
• Fórmulas;
• Resultados pretendidos;
• Tomadas de decisão;
• Controle de acessos;
• Restrições de uso;
• Células editáveis;
• Células bloqueadas;
• etc.

Em contrapartida, identifica-se necessário também a apresentação de informações contempladas no GVSC como sugestão de onde propõem-se:

A. Especificação Técnica

A Especificação Técnica deve detalhar o desenho e os requisitos relacionados aos componentes de infraestrutura tecnológica na qual o sistema computadorizado será instalado para uso. Este documento deve contemplar as especificações previstas e apropriadas para um sistema, contemplando todos os componentes e softwares que compõem a infraestrutura, sendo assim baseada nos requisitos técnicos necessários para a instalação e configuração de um sistema computadorizado de forma a garantir sua integridade, segurança e desempenho em seu ambiente de teste e operacional. Dessa forma, seguindo as orientações do GVSC, recomenda-se que as seguintes informações sejam descritas na especificação funcional:

• Requerimentos Técnicos – requerimentos para configuração de funções e parâmetros; descrição do hardware; especificações de cabeamento e conectores (internos e externos); diagramas elétricos, considerando sensores, instrumentação, alarmes, painel de controle; entradas/saídas de dados; interferências externas e segurança física.
• Especificações de hardware;
• Estação de Trabalho

Hardware de Automação

B. Especificação Funcional

A Especificação Funcional deverá ser clara, para que em caso de consulta possa ser entendida, devendo ser preparada e organizada de uma maneira que permita rastreabilidade entre os requisitos do usuário e as funcionalidades. Dessa forma, seguindo as orientações do GVSC, recomenda-se que as seguintes informações sejam descritas na especificação funcional:

• Detalhes dos aspectos funcionais e de dados do sistema que atenderão aos Requisitos do Usuário, em uma linguagem clara e compreensível para os usuários;
• Todas as limitações do sistema, observando quaisquer divergências entre a funcionalidade fornecida pelo sistema com relação aos requisitos do usuário;
• Todas as funções do sistema;
• Descrição das interfaces internas e externas.

Etapa 3 – Avaliação de Impacto BPx Classificação das Planilhas Eletrônicas

A primeira etapa relacionada ao processo de implementação de um Gerenciamento de Risco deve ser baseado na definição da melhor estratégia a ser contemplada na validação da planilha eletrônica. Para isso, deve-se proceder a Avaliação de impacto BPx da respectiva planilha eletrônica, relacionada ao impacto na segurança, eficácia e qualidade da mesma.

Frente as condições de avaliação são possíveis identificar os seguintes cenários relacionados a minha planilha:

• Necessidade de Validação: são aquelas com impacto direto na qualidade do produto, na segurança do paciente e/ou na integridade de dados
• Necessidade de Mitigação: são Planilhas que possuem impacto BPx ou nos regulamentos aplicáveis, mas não tem impacto direto na qualidade e/ou segurança do produto e na integridade de dados
• Sem Necessidade de Validação: A planilha tem impacto indireto em BPx.

Realizada a avaliação de impacto BPx e com a documentação técnica e funcional das planilhas em mão, é possível desenvolver uma avaliação e classificação da mesma frente as características propostas de classificação de planilhas eletrônicas do GAMP5, de forma a garantir a melhor estratégia para de implementação do Ciclo de Vida da mesma.

Para essa avaliação, inicialmente precisamos entender as diferenças presentes entre as categorias propostas pelo Guia de Validação de Sistemas Computadorizados da ANVISA:

Diagrama 2 – Categorização de Planilhas Eletrônicas

 De forma a auxiliar no processo de classificação das Planilhas, pode-se aplicar perguntas simples ao formulário, de forma que o mesmo possibilite a localização e detecção dos pontos chaves presentes na planilha. Por exemplo:

• A planilha possui macros?
• A planilha possui links externos?
• A planilha possui fórmulas?
• As fórmulas presentes na planilha são funções simples, categorizadas dentro do grupo de funções matemática e aritméticas?
• As fórmulas presentes na planilha são funções estatísticas?
• As fórmulas dispostas na planilha são fórmulas de pesquisa?
• As fórmulas utilizam condicionais?

Mediante ao preenchimento e resposta dessas perguntas é possível categorizar a planilha dentro das classificações relacionadas no GAMP5, sugere-se ainda que que seja relacionado as fórmulas principais utilizadas na planilha de forma a comprovar e ilustrar as informações utilizadas para a classificação.

Frente a identificação e definição da classificação da sua planilha eletrônica é necessário proceder a atualização e/ou criação do seu inventário de planilhas eletrônicas que deve conter informações relacionadas às suas Planilhas como nome, aplicação, área responsável, categoria GAMP5, versão, plataforma operacional, avaliação de impacto BPx e informações relacionadas ao ciclo de vida vigente do documento (código e versão) e data da Validação vigente.

Etapa 4 – Gestão de Risco e Análise de Risco.

Partindo de uma visão geral da Gestão de Risco que deve ser aplicada a uma planilha eletrônica, deve-se direcionar e garantir que os riscos sejam adequadamente gerenciamentos e identificados. Para isso, propõem-se que essa avaliação seja realizada mediante a implementação de uma Análise de Risco, a qual deve ser composta pelas etapas relacionadas a Avaliação do Risco, composta pelas etapas Identificação, Quantificação e Classificação; bem como pela etapa de Mitigação do Risco, que determina o Plano de Ação (Mitigação) a ser implementado de forma a reduzir Severidade ou a Probabilidade de ocorrência dos riscos relevantes..

Em caráter orientativo, sugere-se que sejam identificados e apontados itens relacionados aos processos de forma a identificar e documentar a correta avaliação dos mesmos dentro das Políticas de Qualidade.

Diagrama 3 – Visão Geral de uma Gestão de Risco – Fonte: Planilhas Confiáveis – 0013 Gestão de Risco em Planilhas Eletrônicas

Feito isso, inicia-se a confecção dos documentos de qualidade relacionados às Planilhas Eletrônicas que deve ser iniciado pela confecção de uma Análise de Risco voltada às características Técnicas e Funcionais da planilha, mediante a utilização da metodologia de análise de risco adotadas dentro das Políticas de Qualidade utilizadas pela empresa, as quais devem ser baseadas na determinação do impacto da planilha eletrônica, onde:

• Alto Impacto: O item e/ou planilha eletrônica tem impacto direto na qualidade do produto, na segurança do consumidor / paciente ou na integridade das informações utilizadas.
• Médio Impacto: O item e/ou planilha eletrônica tem impacto direto em BPx ou regulamentos aplicáveis, mas não impacta diretamente a qualidade e/ou segurança do produto e a integridade das informações.
• Baixo Impacto: O item e/ou planilha eletrônica tem impacto indireto em BPx

Etapa 5 – Ciclo de Validação

O Ciclo de Validação deve ser sempre desenvolvido mediante as características e definições da empresa sendo que o mesmo deve ser sempre iniciar com a confecção de um Plano de Validação o qual vai descreve a abordagem a ser realizada para cada caso particular.

Devido à grande quantidade de planilhas, muitas vezes torna-se inviável criar planos individualizados. Dessa forma, pode ser estudada a possibilidade de promover a criação de um único Planos de Validação o qual utiliza por base uma avaliação geral do cenário de riscos (Complexidade x Impactos), permitindo assim a descrição das abordagens a serem adotadas em cada caso individualmente, permitindo assim a condição de uma mesma metodologia voltada a cada estudo.

Para a confecção desse documento, sugere-se ainda adotar como base os requisitos mínimos relacionados ao GVSC da ANVISA, não se restringindo exclusivamente a essa condição.

A. Qualificação de instalação

A Qualificação de Instalação de uma planilha eletrônica deve definir a abordagem relacionada a essa etapa tendo como objetivo verificar e documentar os aspectos relacionados as condições de instalação e confecção da planilha.

Como aspectos gerais, sugere-se os seguintes aspectos a serem contemplados dentro dessa etapa:

• Controle de atualização e versão da planilha;
• Comprovação da infraestrutura necessária (sistema operacional, versão do software, acesso à rede, presença de periféricos à instalação de trabalho, configurações de hardware adequados a execução da planilha etc.);
• Garantir a existência de procedimentos;
• Backup e Recuperação;
• Controle de Acesso;
• Desvios de Qualidade;
• Plano de Contingência.

B. Qualificação de operação

A Qualificação de Operação de uma planilha eletrônica deve definir a abordagem relacionada tendo como objetivo referenciar, verificar e documentar as condições de operação da planilha eletrônica e se esta cumpre satisfatoriamente com os requisitos pré-definidos para sua operação, sendo que o protocolo deve ser executado em ambiente de testes, sendo este cópia fiel do ambiente que será usado em produção.

Como aspectos gerais, sugere-se os seguintes aspectos a serem contemplados dentro dessa etapa:

• Comprovar o atendimento à especificação funcional;
• Comprovar a existência de procedimentos aprovados para as funcionalidades com impacto em BPx e integridade das informações da planilha eletrônica
• Possibilitar a verificação de conformidade com as normas de BPx e outras normas técnicas aplicáveis;
• Demonstrar que a planilha funciona corretamente através de desafios documentados com base na análise de riscos.

C. Qualificação de performance

A Qualificação de Performance de uma planilha eletrônica deve definir a abordagem relacionada a utilização da mesma, após ser instalada no ambiente de produção e estar adequadamente parametrizada, cumprindo satisfatoriamente com os requisitos pré-definidos pela Especificação de Requerimentos do Usuário e/ou Especificação Funcional.

Como aspectos gerais, sugere-se os seguintes aspectos a serem contemplados dentro dessa etapa:

• Comprovar o atendimento aos requisitos do usuário e/ou especificação funcional;
• Comprovar a existência de procedimentos aprovados para as funcionalidades com impacto em BPx;
• Possibilitar a verificação de conformidade com as normas de BPx e outras normas técnicas aplicáveis;
• Possibilitar o gerenciamento de segurança (por exemplo: concessão de acesso aos usuários do sistema computadorizado).

D. Matriz de Rastreabilidade

A Matriz de Rastreabilidade é um documento destinado ao processo de identificação e cruzamento de todas as informações relacionadas aos requisitos relacionados ao desenvolvimento da planilha eletrônica, frente aos testes e riscos relacionados às especificações e respectivos testes de verificação.

Outros benefícios que podem ser fornecidos e obtidos, mediante a implementação de uma Matriz de Rastreabilidade estão relacionados a permitir uma maior efetividade no gerenciamento dos riscos, bem como permitir uma melhor avaliação do impacto potencial de uma mudança no status validado da planilha. Outras informações adicionais que podem ser incorporadas à Matriz de Rastreabilidade estão relacionadas à implementação de uma melhor rastreabilidade relacionada a descrição do requisito, nível de criticidade e procedimento relacionado.

 Etapa 6 – Monitoramento e manutenção

Após a conclusão do Ciclo de Validação de uma planilha eletrônica, deve-se garantir, mediante a avaliações periódicas, onde deve-se controlar e monitorar os Planos e Procedimentos Operacionais relacionados ao Ciclo de Vida da planilha, de forma a assegurar que seja mantido o estado validado do mesmo através da integridade dos dados relacionados as atividades.

Para isso, deve-se instituir dentro da Politicas de Qualidade da empresa a implementação de um Gerenciamento do Status de Validação, podendo esse ser relacionado a implementação de uma política de Revisão Periódica de Sistemas, bem como através da ampliação das políticas relacionadas ao Controle de Mudanças.

A Revisão Periódica de Sistema é o projeto de implementação de um monitoramento constante relacionado a todas as atividades que geram impacto direto e indireto no funcionamento e uso da minha planilha eletrônica.

Já o Controle de Mudança representa uma sistemática eficaz e confiável para gerenciar o processo de implementação e melhoria nas planilhas eletrônicas. Para tanto, deve contemplar especificações e verificações realizadas ao longo do desenvolvimento e utilização das planilhas eletrônicas.

Etapa 7 – Descontinuidade

O processo de descontinuidade nada mais é que a remoção de uma Planilha Eletrônica validada do fluxo interno de documentações, mediante a interrupção e/ou modificação da mesma frente ao cumprimento dos objetivos ao qual a mesma foi desenvolvida não atendendo mais a rotina produtiva a qual ela foi desenvolvida.

Visando implementar essa rotina de forma segura é necessário tomar alguns cuidados básicos em relação às informações presentes nesse documento, de forma a garantir que esses sejam preservados para que possam ser futuramente referenciados, caso necessários, e que seja impossibilitado a modificação e/ou alteração dos dados presentes no mesmo, garantindo assim a integridade dos dados.

Sugere-se que esse processo seja implementado conforme indicações relacionadas no GVSC – ANVISA, e que esse seja implementado frente a implementação de um Controle de Mudança, permitindo assim que sejam avaliados e identificados a necessidades de:

• Necessidade de migração dos registros para um novo sistema;
• Necessidade de arquivamento dos laudos e resultados aos quais a planilha foi utilizada;
• Implementação de um método de consulta dos dados históricos relacionados a planilha.

Considerações Finais

Dessa forma, mediante a condição proposta para o Ciclo de Vida de uma Planilha Eletrônica, identifica-se que a implementação dessa proposta indica uma situação segura e robusta o suficiente para a implementação das Políticas de Qualidade frente a situação proposta.

Como forma de assegurar a correto monitoramento e manutenção da condição, propõem-se ainda a inclusão dessas Planilhas Eletrônicas associadas a procedimentos operacionais individuais, bem como a um procedimento eficiente relacionado as boas práticas de construção e configuração de Planilhas eletrônicas, permitindo assim que essa seja construídas de forma comum e com os mesmo racional, o que acaba por auxiliar na implementação das avaliações das mesmas.

Referência Bibliográfica

• Guia de Validação de Sistemas Computadorizados – ANVISA, Brasília, Abril de 2010
• GAMP 5 – A Risck-basea Approach to Compliant GxP Computerized Systems – ISPE

Escrito por:

Saulo Dias Abreu: Farmacêutico Generalista formado pela Universidade Presidente Antônio Carlos – UNIPAC, campus Juiz de Fora – MG. Atua na área industrial farmacêutica desde 2011, atuando dentro da Garantia da Qualidade com foco principal voltado para as atividades de Qualificação e Validação. Trabalha hoje focado nas atividades de Validação de Sistemas Computadorizados dentro das indústrias Life Science sendo esse participante ativo dos grupos de Mentoria Platinun e do Instituto de Qualidade, Qualificação e Validação (IQQV) de Daniela Silva.